Dịch vụ yến tiệc

Họ cũng nhận biết được khách hàng muốn gì và cung cấp như thế nào, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng thoả mãn giữa cả hai phía, khách hàng và đơn vị phục vụ. Dĩ nhiên cách thức tiếp thị hiệu quả nhất là danh tiếng vững chắc của đơn vị dịch vụ đối với công việc phục vụ tiệc hoàn hảo.

 

 

Trong nhiều bộ phận tiệc, giám đốc ẩm thực là người giám sát những giám đốc điều hành tiệc và những người này lại giám sát người quản lý kinh doanh tiệc và quản lý điều hành tiệc. Một nhu cầu hiển nhiên cho việc giao tiếp và phối hợp chặt chẽ giữa giám đốc điều hành tiệc và bộ phận kinh doanh & tiếp thị, bộ phận này kinh doanh những buổi tiệc có liên quan đến những dịch vụ khác trong khách sạn. Trách nhiệm bày trí phòng tiệc theo yêu cầu của khách và phục vụ ăn uống trong buổi tiệc nói chung thuộc về quản lý tiệc và những trợ lý của họ.

 

 

Sau khi tiếp cận với khách hàng bằng điện thoại, thư hoặc thăm viếng, nên giới thiệu những thực đơn tiệc đã lập sẵn. Thông thường khách hàng có thể lựa chọn từ những thực đơn này. Tuy nhiên bất kỳ yêu cầu thay đổi nào của khách cũng phải được thảo luận với bếp trưởng để đảm bảo thực đơn thay đổi có thể thực hiện được từ khâu chế biến đến phục vụ và ý kiến của bếp trưởng về chi phí của thực đơn. khi tất cả những chi tiết này đã được thảo luận và đồng ý, nên soạn hợp đồng cho khách ký. Tin tưởng vào những thoả thuận miệng là thiếu thận trọng, mọi thứ đều phải được thể hiện rõ trên giấy tờ.

 

 

Nhân viên điều hành tiệc cần sử dụng lịch ghi nhớ phòng tiệc - loại biểu mẫu liệt kê tất cả những không gian trống trong khách sạn dùng cho những buổi họp đặc biệt để giúp nhân viên điều hành tiệc xác định phòng nào trống tại thời điểm nào. Quyển lịch ghi nhớ nên được chi thành những khoảng thời gian khác nhau. Khi khách hàng xác nhận ngày và thời gian cho buổi họp, nhân viên điều hành tiệc ghi thông tin vào lịch ghi nhớ. Tiếp theo là tờ giấy theo dõi tiệc, trong đó liệt kê tất cả những chi tiết của buổi họp. Hoàn tất giấy theo dõi này và photo gửi cho người đại diện của mỗi bộ phận - như giám đốc kinh doanh, giám đốc ẩm thực, giám đốc điều hành tiệc, quản lý dịch vụ hội nghị, quản lý dịch vụ tiệc lớn, quản lý nước uống cho tiệc, bếp trưởng dành cho tiệc và những quản lý sắp xếp phòng tiệc. Đội ngũ này thường xuyên thảo luận với nhau về các chi tiết chuẩn bị cho buổi tiệc sắp tới.

 

 

Mặc dù quy trình bày trí phòng tiệc vào ngày tổ chức sự kiện khác nhau tuỳ thuộc vào nhu cầu đặc biệt của buổi tiệc mà người quản lý, trưởng ca hay các nhân viên tổ chức tiệc khác phải đảm bảo rằng tất cả bàn ghế, dụng cụ bày bàn và những thiết bị khác như đàn piano, máy chiếu, bảng sơ đồ, mi crô, bục phát biểu, v.v. đều đã được bố trí đúng vị trí. Sau đó buộc phải liên hệ với khách hàng để theo dõi những thay đổi có thể có phát sinh liên quan đến số khách, cách sắp xếp chổ ngồi hay thời gian tổ chức sự kiện.

 

 

Phục vụ khách trong buổi tiệc cũng tương tự như phục vụ họ trong nhà hàng. Trong cả hai loại thì quy tắc chủ yếu dựa vào tiền đề là trước tiên phải nhắm đến nhu cầu và ý muốn của khách. Một danh sách chi tiết về những quy tắc phục vụ tiệc đặc trưng được giới thiệu trong chương 12 của bài này. Nhưng phục vụ các loại nước có cồn lại tuỳ thuộc vào luật của thành phố và nhà nước. Trách nhiệm của đơn vị phục vụ là đảm bảo khách có đủ tuổi theo quy định của luật khi uống rượu. Trách nhiệm này không thể ủy thác cho khách được.

 

 

Vì phần lớn việc kinh doanh tiệc của một khách sạn có từ các buổi hội thảo và các sự kiện hàng năm, cho nên nhân viên tiệc có nhiều kinh nghiệm cũng cần phải đảm nhiệm chúng một cách cẩn thận. Ví dụ, họ phải nhận thấy rằng việc liên lạc với người chịu trách nhiệm lên kế hoạch cho hội nghị từ nhiều tháng trước ngày tổ chức hội nghị sẽ khiến người lên kế hoạch nản lòng vì ngân sách của họ dựa trên chi phí của năm trước, họ bỏ sót sự khác biệt trong chi phí cuộc sống của những khu vực khác nhau, và họ đến khách sạn với một khoản ngân sách đã được định trước. Vì nhân viên tổ chức tiệc là nền tảng của hoạt động tổ chức tiệc tốt cho nên những sự kiện hàng năm nên được lên kế hoạch trước bất kỳ việc tính toán tài chính nào tham gia vào.

 

 

Xác định giá của một buổi tiệc bắt đầu từ việc thiết lập một mức lợi nhuận mong muốn bằng cách chia lợi tức của kế hoạch cho chi phí thực phẩm của kế hoạch đó. Kết quả của phần chia này làm cơ sở để nâng lên gấp 9 lần giá chi phí của thực phẩm và có thể nâng lên đến mức nào đó để làm thành giá bán. Một mức nâng giá ít hơn có thể dùng để thu hút khách hàng trong mùa thấp điểm, và một mức nâng giá cao hơn được dùng khi vào mùa cao điểm. Đôi khi khách hàng được yêu cầu trả một phần của chi phí hai tuần trước ngày của sự kiện và số còn lại sẽ được thanh toán trong vòng 30 ngày sau ngày tổ chức sự kiện. Do đó người đại diện tổ chức sự kiện phải ước tính chính xác số khách thực tế được phục vụ để xác định nếu việc thanh toán được dựa vào số khách đếm được khi phục vụ.

 

 

Nhiều nhà hàng và khách sạn cung cấp dịch vụ ăn kiêng (Kosher) đặc biệt cho tiệc ngoài và tiệc trong. Một số nơi có thể mở rộng thị trường này nếu họ biết rõ hơn về luật ăn kiêng và soạn thực đơn ứng dụng thế nào cùng những khía cạnh khác của loại hoạt động ẩm thực này.

 

 

Kosher là một hình thức ứng dụng thực phẩm để đáp ứng những tiêu chuẩn và yêu cầu do luật ăn kiêng của người Do Thái đặt ra. Một số loại thịt, cá, thịt gia cầm bị cấm sử dụng, một số loại thực phẩm kết hợp như thịt và một số sản phẩm bơ sữa cũng như vậy. Vì hai loại thức ăn bình thường và thức ăn kiêng không được phép nấu chung với nhau, nên cần phải có đồ dùng nấu nướng riêng mà những người này phải xác nhận phù hợp với luật ăn kiêng. Hầu hết thực phẩm cung cấp cho ăn kiêng chuẩn bị chỉ cho buổi tối cho nên nó loại trừ nhu cầu sử dụng 2 đồ dùng nấu nướng riêng biệt. Nhưng một số khách sạn kinh doanh tiệc ăn kiêng trong phạm vi lớn họ chia bếp làm hai khu vực riêng biệt, một dành cho chuẩn bị thịt và một dùng cho các sản phẩm bơ sữa, họ sử dụng ký hiệu màu để phân biệt đồ dùng nào dành cho khu bếp nào. Quy trình nấu thức ăn kiêng cũng phải được tuân thủ nghiêm ngặt và chỉ thực hiện dưới sự giám sát của giáo sĩ Do Thái có thẩm quyền.

 

 

 

 

 

 

a. Những nhóm họp hội nghị và họp đoàn thể

 

b. Những nhóm họp liên hiệp công ty

 

c. Những nhóm xã hội

 

 

 

a. Bán một buổi tiệc: tuỳ thuộc vào kích thước của khách sạn và danh tiếng của khách sạn mà người chịu trách nhiệm, có thể là tổng giám đốc, giám đốc ẩm thực, giám đốc kinh doanh hay nhân viên điều phối tiệc đảm trách.

 

Để bán một buổi tiệc thành công, nhân viên điều phối tiệc phải biết phân khúc thị trường là gì, khách hàng tiềm năng muốn gì, làm thế nào để khách sạn có thể cung cấp tốt nhất những nhu cầu của khách hàng, và làm thế nào để thương lượng một hợp đồng cho phù hợp với sản phẩm, dịch vụ và giá cả. Một trong những cách thức kinh doanh hiệu quả nhất là dịch vụ tuyệt hảo của một đơn vị chuyên phục vụ tiệc lâu năm.

 

Nhân viên điều phối tiệc có thể bắt đầu liên hệ với khách hàng tiềm năng bằng điện thoại, thư, thăm viếng hoặc thông qua các tổ chức cộng đồng.

 

Nên giới thiệu cho khách những thực đơn tiệc có sẵn, những thực đơn mà hầu hết khách đều chấp nhận được. Bất kỳ sự thay đổi nào trên thực đơn đều phải được thảo luận với bếp trưởng để đảm bảo thực đơn khi thay đổi có thể thực hiện được từ khâu chế biến, phục vụ và chi phí thực phẩm.

 

Nếu các tiện nghi đều có sẵn và có thể không cần thay đổi gì nữa, thì nhân viên điều phối tiệc có thể thương lượng với khách để thiết lập giá tiệc và những chi phí cho các tiện nghi khác mà có lợi cho hai bên. Một khi việc sắp xếp đã được quyết định, khách hàng và đại diện của khách sạn nên ký hợp đồng hoặc thư thoả thuận phát hoạ trách nhiệm của các bên.

 

b. Chuẩn bị tiệc: tuỳ vào quy mô của bộ phận quản lý tiệc mà nhân sự như: giám đốc kinh doanh, giám đốc ẩm thực, giám đốc tiệc, quản lý dịch vụ hội nghị, quản lý dịch vụ tiệc, quản lý dịch vụ nước uống cho tiệc, bếp trưởng và quản lý sắp xếp phòng tiệc - hoặc đại diện của những nhân sự này - phải họp mặt thường xuyên để thảo luận về chi tiết của buổi tiệc sắp tới.

 

Nhân viên điều phối tiệc hoàn thành giấy theo dõi tiệc cụ thể, liệt kê tất cả những chi tiết cần thiết cho buổi tiệc. Photo ra thành nhiều bản và phát cho tất cả những trưởng bộ phận có liên quan trong quá trình tổ chức tiệc.

 

c. Giữ chỗ trước cho phòng tiệc: để xác định liệu có chổ trống cho một buổi tiệc cụ thể nào không và để giữ phòng cho buổi tiệc mà nhân viên đã bán, người điều phối tiệc cần dùng 1 lịch gi nhớ phòng tiệc mỗi ngày, trong đó liệt kê tất cả những phòng tiệc trống cần bán và chia ra thành những thời điểm cụ thể trong ngày. Khi khách hàng đã có quyết định cuối cùng cho ngày và loại phòng tiệc cụ thể, người điều phối tiệc xác nhận là đã ghi chú vào lịch ghi nhớ. Một bản photo thư xác nhận có chữ ký của khách có thể dùng như một giấy phép chính thức cho sự kiện của họ.

 

d. Chỉ định công việc trong phòng tiệc: cần trả lời những câu hỏi như sau khi chỉ định công việc:

· Không gian trong phòng tiệc có đủ cho tất cả các dịch vụ hỗ trợ, vui chơi giải trí và những trang thiết bị khác không?

· Buổi tiệc có yêu cầu ghế ngồi cho khách không?

· Có bất kỳ sự kiện nào đang được xem xét để chuẩn bị ngay trước và/ hay sau buổi tiệc hay không?

· Luật của thành phố và những quy định khác có ảnh hưởng gì đến việc chỉ định công việc không?

· Phòng tiệc có thuận tiện cho khách và nhân viên phục vụ sử dụng được không?

· Kích thước của bàn, ghế, và những dụng cụ dự tính sẽ sử dụng cho buổi tiệc như thế nào?

 

e. Bày trí buổi tiệc: những quy tắc bày trí phòng tiệc sẽ thay đổi tuỳ theo yêu cầu của buổi tiệc cụ thể. Nói chung, sau khi đã xếp đặt bàn ghế và những thiết bị khác như đàn piano, máy chiếu, bảng sơ đồ, mi crô, bục phát biểu, v.v. vào đúng vị trí, quản lý tiệc, trưởng ca, hay những nhân viên khác phải thực hiện những công việc cụ thể để đảm bảo việc bày trí phòng tiệc đã thật sự hoàn tất. Họ nên gặp khách để xác nhận là không có sự thay đổi nào phát sinh về số lượng khách, cách bố trí chổ ngồi, hay thời gian diễn ra sự kiện.

 

f. Chuẩn bị thức ăn cho tiệc: quản lý tiệc phải thật nhạy cảm với những mối quan tâm của bếp trưởng và những nhân viên chế biến khác, những người trực tiếp nấu ăn, chia phần, và nói cách khác là chuẩn bị thức ăn cho buổi tiệc.

 

Những nhà hàng khách sạn đảm nhận số lượng lớn việc kinh doanh của họ là tổ chức sự kiện thì họ sử dụng một dây chuyền tập hợp để chia thức ăn cho tiệc. Trong hệ thống như thế, dĩa được chuyển lên 1 dây chuyền các nhân viên và mỗi người họ sẽ chia phần thức ăn.

 

g. Cung cấp dịch vụ cho tiệc: nói chung các quy tắc giống nhau đều được sử dụng để phục vụ trong những nhà hàng chung cũng như trong những phòng tiệc riêng biệt. Cả hai đều vì nhu cầu của khách là điều ưu tiên. Một danh sách những quy tắc phục vụ tiệc nằm trong Chương 12 của bài này.

 

h. Áp dụng luật uống rượu: thời gian cho phép uống rượu và giới hạn tuổi cho phép uống rượu là hai trong số những luật uống rượu quan trọng nhất có ảnh hưởng đến dịch vụ tiệc.

Đơn vị phục vụ có trách nhiệm bảo đảm rằng khách đủ độ tuổi được phép uống rượu. Trách nhiệm này không được ủy thác cho khách .

 

 

 

a. Hội nghị. Người lên kế hoạch cho hội nghị thường dựa vào ngân sách thức ăn và nước uống của năm trước và bỏ sót những thay đổi như chi phí cho cuộc sống của mỗi nơi một khác. Cho nên người lên kế hoạch hội nghị sẽ không đến khách sạn mà không có ngân sách đã được định trước, những nhân viên phụ trách tiệc có kinh nghiệm liên hệ với họ trước nhiều tháng.

 

b. Sự kiện thường niên. Vì chúng là nền tảng của một tổ chức sự kiện tốt, cho nên một khách sạn nên lên kế hoạch tất cả những sự kiện hàng năm sau đó cho phép bộ phận tiệc làm việc với bộ phận kế toán để đưa ra kế hoạch cho một năm.

 

Vì khách tham gia những sự kiện thường niên là những người làm việc cho các ủy ban và họ có thể tổ chức những sự kiện khác cho nên khách sạn cần xây dựng mối quan hệ cá nhân với những khách hàng này. Một trong những cách nhanh nhất để đánh mất một khách hàng đó là coi họ như chuyện hiển nhiên.

 

 

 

Sau khi nhân viên điều phối tiệc và khách hàng đã thống nhất những điều khoản cho buổi tiệc, họ cần xác nhận những điều khoản này trong hợp đồng nơi ghi lại chi tiết những gì hai bên đã thảo luận.

 

Thông thường hai ngày trước ngày tổ chức sự kiện, khách hàng phải nói rõ số khách tham dự cuối cùng dự tính là bao nhiêu. Trong vài trường hợp, khách sạn sẽ tính tiền số lượng khách tối thiểu nhưng sẽ phục vụ thêm một vài phần trăm cụ thể nếu số lượng khách tham dự có tăng thêm.

 

Có khi khách sẽ được yêu cầu trả trước một phần hoặc cũng có lúc là trả hết 100% chi phí dự tính cho buổi tiệc ít nhất là hai tuần trước ngày diễn ra sự kiện, số tiền còn lại (nếu có) sẽ thanh toán trong vòng 30 ngày sau khi sự kiện đã được tổ chức. Khi buổi tiệc diễn ra, người đại diện tổ chức tiệc phải đếm chính xác số lượng khách được phục vụ để xác nhận số tiền thanh toán nếu việc thanh toán dựa trên số khách được phục vụ trong mức tối thiểu.

 

Khi tổ chức tiệc buffet mà không cho phép khách đi lấy lại thức ăn lần hai, thì có thể đếm số dĩa đã sử dụng. Thường để tính số khách đã phục vụ người ta đếm số ghế trống và trừ đi so với tổng số khách đã được tính trong khi bày trí lúc đầu. Tại bàn tiếp tân, người đại diện cho khách sạn có thể được sếp ở vị trí lối vào của khu vực tiếp tân để đếm số khách khi họ đến.

 

 

 

Kosher là hình thức cung cấp thức ăn đạt tiêu chuẩn và yêu cầu do luật ăn kiêng của người Do Thái đặt ra.

 

Những thực phẩm thích hợp với luật ăn kiêng:

 

a. Thịt, gia súc, cừu, dê, nai

 

b. Cá, bất kỳ loại cá nào bơi và có thể dễ dàng bỏ vảy và vây cá.

 

c. Gia cầm: gà, vịt, ngỗng, gà tây và gà mái xứ Cornwall

 

d. Tất cả các loại trái cây, rau và những loại cỏ ăn được.

 

Những thực phẩm bị cấm sử dụng do luật ăn kiêng đề ra:

 

a. Thịt heo (thịt ăn được chỉ lấy từ những động vật có móng chẻ và nhai lại thức ăn).

 

b. Loại động vật có vỏ

 

c. Chim săn mồi, chim ăn xác chết, chim dùng để đi săn.

 

d. Những loại rau có đường gân lá và mỡ động vật.

 

Ngoài ra không dùng loại thịt khác hay các sản phẩm từ thịt để nấu với bất kỳ sản phẩm bơ sữa hay sản phẩm có nguồn gốc bơ sữa nào, và thức ăn bơ sữa không được phục vụ trong bữa ăn khi đang phục vụ thịt.

 

Quy trình nấu ăn rất phức tạp phải theo đúng quy định và đặt dưới sự giám sát trực tiếp của giáo sĩ Do Thái có thẩm quyền.

 

Những điểm ứng dụng thực hành

 

1. Phỏng vấn một nhân viên điều phối tiệc của một khách sạn. Yêu cầu họ xác định thị trường tiệc nào mà khách sạn đang kinh doanh. Ngoài ra yêu cầu họ mô tả những buổi tiệc được tổ chức thành công gần đây và những buổi tiệc gần đây có phát sinh nhiều vấn đề.

 

2. Liên lạc bộ phận tiệc của một khách sạn và hỏi xin bản copy các tài liệu tiếp thị tiệc, hợp đồng mẫu, thực đơn cũ, những trang lịch ghi nhớ phòng tiệc, và giấy theo dõi tiệc cụ thể. Dùng những mẫu này để làm một bản kiểm tra có thể dùng như bảng hướng dẫn tổ chức những buổi tiệc thành công.

 

3. Phỏng vấn một đầu bếp tiệc và tìm ra những loại vấn đề nào phát sinh khi việc giao tiếp thất bại giữa bộ phận tiệc và bộ phận kinh doanh tiệc. Ngoài ra, hỏi thêm những vấn đề nảy sinh khi khách hàng yêu cầu những món ăn không có trong thực đơn tiệc và cách giải quyết những vấn đề này như thế nào. Yêu cầu tìm ra những loại món ăn không thể thực hiện cho dịch vụ tiệc.