Trong thương mại, chức năng này giúp đảm bảo cho công việc đạt mục tiêu. Nói cách khác, kiểm soát là một dạng hoạt động quản lý tích cực và trù bị. Thông qua hoạt động kiểm soát, người quản lý sẽ có những quyết định đúng đắn trong trường hợp hoạt động khó đạt được mục tiêu. Do công tác kiểm soát thường sử dụng những thông tin kế toán, nên đã có người hiểu lầm chức năng kiểm soát và kế toán là hai bản khai tài chính hàng năm của khách sạn hay bản số liệu chi phí thực phẩm tháng vừa qua của khách sạn…Đó là những báo cáo mang tính lịch sử về những hoạt động trong quá khứ. Trong khi đó, chức năng quản lý và kiểm soát là giúp cho khách sạn thực hiện những việc cần thiết để đạt được mục đích. Vì vậy, chức năng kiểm soát là hoạt động hướng về tương lai, nó đảm bảo việc hoạt động của khách sạn đạt được mục đích.
Quá trình kiểm soát và phản hồi đơn thể
Quá trình kiểm soát bắt đầu bằng một kế hoạch xác định mục đích, tiêu chuẩn của hoạt động thương mại. Kế hoạch thương mại cũng nêu rõ những nguồn tài nguyên được phân bổ cho hoạt động thương mại. Sau đó sẽ đánh giá, so sánh hoạt động thương mại có phù hợp với mục đích và tiêu chuẩn đề ra. Nếu có sự chênh lệch quá lớn không thể chấp nhận được giữa tiêu chuẩn đề ra và kết quả đạt được, ban quản lý phải can thiệp bằng một quyết định điều chỉnh hoặc có thể can thiệp chính trong bản thân hoạt động thương mại hay bằng các thủ pháp điều chỉnh ngân sách phân bổ.
Công việc kiểm soát của ban quản lý là phải chắc chắn rằng kết quả thu được không chênh lệch quá nhiều so với kế hoạch đã đề ra. Và nếu sự chênh lệch không thể chấp nhận thì phải can thiệp kịp thời. Chính vì vậy mà kiểm soát mang tính trù bị. Những kết quả hiện tại này được phản ánh những hoạt động trong quá khứ và không thể thay đổi được. Tuy nhiên, chúng ta có thể sử dụng để đánh giá kết quả trong tương lai có thể xảy ra đúng như điều đã dự định hay không. Việc so sánh kết quả với tiêu chuẩn và việc can thiệp khi sự chênh lệch không thể chấp nhận được gọi là quá trình phản hồi. Quá trình phản hồi chỉ có hiệu quả trong những tình huống có tính lặp đi lặp lại và khi những kết quả có thể được đánh giá và so với mục đích và tiêu chuẩn.
Những trường hợp không thể sử dụng phản hồi
Không thể sử dụng sự kiểm soát dựa trên sự phản hồi trong những tình huống chỉ xảy ra một lần như việc quyết định vị trí tọa lạc của khách sạn, vì khi biết được kết quả của việc trên thì đã quá trễ để can thiệp.
Cũng không thể sử dụng sự kiểm soát phản hồi khi không thể đánh giá chính xác và khách quan kết quả của hoạt động. Chẳng hạn như sự hấp dẫn của phòng khách được tu sửa lại hay hiệu quả của việc công bố tin tức trong khách sạn là những trường hợp không thể đánh giá và tính toán một cách khách quan. Ảnh hưởng bên ngoài cũng gây khó khăn cho sự kiểm soát phản hồi. Chẳng hạn như, khi xem xét hoạt động của bộ phận nhân sự ở khách sạn, chất lượng của công nhân trong thị trường lao động của địa phương và yếu tố môi trường ảnh hưởng đến người xin việc ở khách sạn. Đây là yếu tố mà bộ phận nhân sự ít hoặc không thể kiểm soát được. Thêm vào đó, chất lượng của việc giám sát và lãnh đạo những bộ phận hoạt động đa dạng trong khách sạn có thể làm hỏng hoặc tăng thêm kế hoạch tuyển dụng của bộ phận nhân sự. Vì vậy, không thể sử dụng kiểm soát phản hồi để đánh giá một cách “đơn giản” hoạt động của bộ phận nhân sự.
Kiểm soát phản hồi trong khách sạn
Có vô số những hoạt động trong khách sạn thích hợp với quá trình phản hồi. Đó là những hoạt động ít nhiều có tính chất lập lại và có thể được đánh giá một cách khách quan. Đa phần những hoạt động trong khách sạn là những hoạt động tự bản thân nó đều được lặp đi lặp lại nhiều lần. Số khách thuê phòng, dọn dẹp phòng ốc, phục vụ bữa ăn và những than phiền của khách luôn phải giải quyết hàng ngày. Tuy không thường xuyên nhưng vẫn là những hoạt động có tính chất lặp lại cao như: tổ chức hội thảo, phục vụ đại tiệc, hoặc tổ chức tiệc vào những dịp đặc biệt như đêm giao thừa diễn ra hàng năm. Do khách sạn có thể hình thành một hệ thống kiểm soát khác nhau kết hợp với các yếu tố về kiểm soát phản hồi.
Tất cả các hệ thống kiểm soát này đều có ba bước cơ bản sau đây:
1. Thiết lập các tiêu chuẩn.
2. Đo lường đánh giá các hoạt động, lấy kết quả so sánh có được với những tiêu chuẩn đề ra ban đầu.
3. Ban quản lý phải can thiệp nếu sự chênh lệch giữa kết quả hoạt động và tiêu chuẩn định mức quá lớn.
Hệ thống kiểm soát phản hồi thực hiện được ở một số chức năng quan trọng trong khách sạn.
Đầu tiên sự phản hồi là sự kiểm tra, giám sát chặt chẽ đối với những hoạt động của khách sạn.
Quá trình giám sát đơn thể thường tạo được ảnh hưởng đối với lực lượng nhân viên, thúc đẩy họ hoạt động tích cực, ngay cả khi không có mặt của ban quản lý. Ban quản lý chỉ chú trọng đến việc giúp cho nhân viên hiểu biết về những gì được xem là quan trọng trong khách sạn.
Sự giám sát, đánh giá phản hồi xảy ra đối với những hoạt động có tính lặp đi lặp lại, giúp cho ban quản lý can thiệp nhanh chóng để có những quyết định tức thời tác động đến kết quả của hoạt động để đạt được tiêu chuẩn và mục đích đề ra.
Sự can thiệp của ban quản lý sẽ xảy ra bất cứ lúc nào có sự chênh lệch quá lớn không thể chấp nhận giữa kết quả và tiêu chuẩn. Ban quản lý chỉ có thể can thiệp bằng hai cách cơ bản sau đây:
1. Bằng sự gia tăng hoặc tái phân phối các nguồn dữ liệu có được cho hoạt động.
2. Bằng cách thay đổi cách thực hiện đường lối hoạt động.
Sau cùng trong cả hai trường hợp, là phải kiểm tra liên tục ảnh hưởng của việc can thiệp đối với kết quả.
Khi nắm được điều trên sẽ dễ dàng quyết định các trình tự hoạt động và các hoạt động của nhân viên để tạo ra các kết quả như đã dự kiến.
Tiến trình phản hồi giúp đúc kết được kết quả, bố trí các hoạt động ở mức hoàn thiện nhất trong mọi tình huống, lập quy trình cho những công việc có hoạt động quay vòng và khép kín giúp bạn trở thành nhà quản lý có năng lực mà không phụ thuộc và thời gian.
Nghĩa Nhân
Điện thoại: 0909.140.866
Email: info@irrmanagement.com.vn
-592.jpg)
-6587.jpg)
-1736.jpg)
-8339.jpg)
-25121655-3325.jpg)
-770.jpg)
-9917.jpg)
-211333183-9958.jpg)
-7034.jpg)
-6426.jpg)
-9680.jpeg)
