Kiểm soát hoạt động trong khách sạn - Phần 3: Hình thức kiểm soát hoạt động cụ thể

Sự kiểm soát hoạt động cụ thể có thể được xem như là chiến lược sử dụng để yêu cầu mọi người làm đúng việc. Bằng hình thức này, nhân viên sẽ được chỉ dẫn và khuyến khích làm việc theo những phương thức đã được chỉ định.

Thông thường, muốn giảm bớt khó khăn hoặc tạo thuận lợi trong công việc thì phải biết thực hiện mốt số cách thức cần thiết. Chẳng hạn như một số người đã tạo được điều kiện dễ dàng và tránh nguy hiểm cho quá trình trưởng thành của con cái vì họ đã dạy cho con cái họ biết cách làm một số việc cần thiết. Trong khách sạn cũng vậy, đối với nhân viên, khách sạn phải có nhiệm vụ cung cấp cho họ kiến thức về các hình thức hoạt động cụ thể trong công việc đúng theo quy định để góp phần đưa khách sạn đi đến thành công.

Huấn luyện sơ bộ

Mới bắt đầu một công việc hay phải thay đổi việc làm là một sự kiện khá căng thẳng đối với hầu hết mọi người. Vì vậy, tất cả các tổ chức, trong đó có khách sạn cần phải thiết lập các quy định cho hoạt động của nhân viên để đảm bảo có thể làm việc hiệu quả. Phải có chương trình hướng dẫn họ ngay ngày đầu tiên khi mới bắt đầu vào làm việc. Qua nghiên cứu cho thấy, nhiều khách sạn đã hiểu tầm quan trọng của chương trình hướng dẫn nhân viên mới này.

Bảng nguyên tắc về kiểm soát hoạt động của nhân viên trong khách sạn dưới đây, kê ra một số nguyên tắc làm việc, những chính sách và những quy định mà khách sạn phải hướng dẫn và giải thích cho những nhân viên mới trong thời gian làm quen với công việc. Những nguyên tắc này phải được áp dụng cho tất cả các nhân viên của khách sạn, không ngoại trừ trường hợp nào.

- Thủ tục khi nhân viên đi trễ, vắng mặt

- Thái độ khi làm việc

- Việc sử dụng cửa ra vào cho nhân viên

- Lưu lại cơ quan sau giờ làm việc

- Chính sách trả lương theo giờ

- Trang phục: đồng phục – không đồng phục

- Cách cư xử trong khu vực có khách

- Việc hút thuốc

- Việc nhai kẹo cao su

- Những cú điện thoại riêng

- Khách riêng

- Những nguyên tắc làm việc

- Những thủ tục trong trường hợp nguy hiểm, hỏa hoạn và an toàn

- Giấy ra vào cửa

Vắng mặt ở chỗ làm

Thường xuyên vắng mặt có thể gây thiệt hại nhiều hơn là sự vắng mặt có thời hạn. Sự thoáng vắng mặt quá nhiều sẽ bị kỷ luật và có thể dẫn đến việc đình chỉ công tác. Biện pháp thông thường để giải quyết sự vắng mặt không có lý do là cảnh báo bằng miệng – verbal warning – khi vi phạm lần đầu, lần thứ hai là cảnh báo bằng văn bản – written warning (thường trong văn bản này có nhấn mạnh là nếu còn vi phạm sẽ bị đình chỉ công tác). Văn bản vi phạm thứ ba – final warning – có thể dẫn đến đình chỉ công tác (tùy từng trường hợp cụ thể mà xem xét).

Trong trường hợp vắng mặt, người nhân viên phải gặp điều phối viên hay người chịu trách nhiệm trong bộ phận của mình để xin phép vắng mặt. Nếu người điều phối viên trực tiếp không có mặt, có thể liên lạc với phòng nhân sự hay phòng trực của trợ lý Giám đốc để báo lại. Việc để lại lời nhắn qua bộ phận điện thoại hay qua một nhân viên khác là hình thức thông báo khó có thể chấp nhận. Nếu “không báo cáo vắng mặt” theo cách đã được quy định thì sẽ bị xử lý nặng hơn. Không báo cáo vắng mặt ba ngày hoặc nhiều hơn có thể được xem như tự ý thôi việc. Đây là một nguyên tắc rõ ràng, nguyên tắc này xác định một nhân viên phải làm gì khi họ sắp vắng mặt để khỏi bị đánh giá về tư cách cá nhân.

Những cú điện thoại riêng

Nhận điện thoại cá nhân cũng là một trong những nguyên tắc cần có nhằm giới hạn những hoạt động cá nhân của nhân viên. Theo quy định, nhân viên không được phép nhận những cú điện thoại riêng, trừ những trường hợp khẩn cấp. Nhưng những cú điện thoại khẩn sẽ không gọi trực tiếp cho nhân viên mà sẽ được gọi đến phòng nhân sự. Phòng nhân sự sẽ nhận lời nhắn và xếp đặt cho nhân viên đó trả lời cú điện thoại khẩn này. Nếu phòng nhân sự đóng cửa, nhân viên trực điện thoại có thể qua phòng trực của trợ lý Giám đốc hay phòng bảo vệ đêm. Nguyên tắc này giúp phòng nhân sự kiểm tra những cú điện thoại và chỉ đạo hành động của nhân viên, ngay cả trong trường hợp khẩn cấp!

Điện thoại được đặt ở phòng ăn của nhân viên và tại cửa ra vào cho nhân viên, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên có nhu cầu gọi ra ngoài khi đang trong giờ giải lao hay trong thời gian nghỉ trưa của mình.

Nghĩa Nhân