Ca trực không chỉ là phân bổ nhân viên

Ca trực tại nhà hàng không chỉ phân định ngày làm việc cho từng nhân viên mà còn là cách kiểm soát chi phí lao động. Mục đích của ca trực nhà hàng phải đảm bảo hai yếu tố chính là làm hài lòng khách hàng và kiểm soát chi phí.

Tính toán đủ lượng nhân viên

Biên chế đủ nhân viên trong một ca trực làm việc đòi hỏi sự hiểu biết và cả sự tinh tế. Một quản lý cần ghi nhớ lịch trình làm việc trước hết phải phản ánh đúng nhu cầu kinh doanh của nhà hàng, tức chất lượng dịch vụ và kiểm soát được chi phí lao động. Nói cách khác, sự cân bằng của một ca trực làm việc là phải đảm bảo đủ số lượng nhân viên cần thiết.

Một số nhà hàng bị cuốn vào việc phải có nhiều nhân viên trong một ca trực làm việc. Quá nhiều nhân viên thì khách hàng sẽ được phục vụ tận tâm nhưng đổi lại, làm giảm lợi nhuận do chi phí lao động quá mức. Mặt khác, quá ít nhân viên trong một ca trực sẽ tiết kiệm tiền bạc nhưng sẽ không phục vụ đúng mức thực khách, dẫn đến dịch vụ nghèo nàn. Khi đó, bớt được chi phí nhưng lại tổn hại kinh doanh về sau.

Tạo ca trực làm việc

Khi tạo ra bảng ca trực làm việc cho từng nhân viên, phải ghi nhớ có vô số cách để thực hiện. Nhưng hãy cố gắng làm bảng ca trực thật đơn giản, dễ hiểu và không gây bất ngờ cho nhân viên. Cần xem xét dữ liệu doanh số bán và số lượng lao động để có kế hoạch cần bao nhiêu người trong một ca làm việc nhằm duy trì sự cân đối ngân sách hoạt động.

Sử dụng công nghệ. Ngày nay, bằng các bảng tính Excel giúp nhà quản lý thiết kế bảng ca trực dễ dàng và khoa học. Bạn có thể tận dụng hệ thống POS, vốn được sử dụng phổ biến tại nhà hàng kèm theo để kiểm soát nhân viên vào ca trực quá trễ hay ra quá sớm.

Dự báo. Khi tạo ra lịch trình làm việc hằng tuần, bạn phải ước lượng số khách hàng và doanh thu để lên lịch làm việc cho nhân viên một cách thích hợp. Chẳng hạn, bạn dự báo sang tuần rớt vào mùa lễ hội, lượng khách sẽ tăng đột biến, chắc chắn lịch làm việc của tuần đó phải tăng cường thêm nhiều nhân viên. Hay dựa trên các dữ liệu của nhà hàng sẽ thấy được khoảng thời gian nào sẽ ít khách, cần cắt giảm lượng nhân viện trực ca so với mức bình quân.

Thiết lập ca trực hợp lý. Khi lên lịch một ca trực phải lưu ý đến tính sẵn sàng làm việc của từng nhân viên, kỹ năng và chuyên môn của từng người để đảm bảo nhà hàng có đủ người để hoạt động thông suốt. Cách thiết kế một ca trực tốt là kết hợp của nhiều bộ phận và tất cả phải kết nối thành một thể thống nhất.

Cuối cùng, trước khi hoàn thành bảng ca trực, bạn phải thu thập thông tin về nhân viên, xem họ có kế hoạch nghỉ phép hay không, các nhu cầu khác, nếu có, họ có bị vướng bận việc gia đình hay không. Cần có kế hoạch phòng ngừa thay người vào phút cuối. Việc chuẩn bị kỹ lượng thông tin sẽ giúp bạn không bị động một khi nhân viên đột xuất vắng mặt.

Cách sử dụng lịch trình ca trực làm việc

Để đưa lịch trình áp dụng hiệu quả vào công việc tại nhà hàng, bạn phải cập nhật thông tin và xác lập các quy định về quyền và nghĩa vụ của nhân viên phải thực hiện theo bảng ca trực. Sau đây là các cách hoạch định ca trực làm việc.

Tần suất thiết kế ca làm việc. Các nhà hàng có khuynh hướng thiết kế ca trực theo tuần giúp người quản lý dễ dàng kiểm soát mọi thứ từ sự sẵn sàng của nhân viên, doanh số bán hàng, chi phí nhằm chuyển đổi theo kịp tình hình kinh doanh. Tuy nhiên, đây không phải là sự cố định mà tùy thuộc vào nhà hàng mà có thể thiết kế tần suất ca làm việc theo nhu cầu, như có thể thay đổi theo ngày.

Thông báo cho nhân viên. Lịch ca trực làm việc là để cho mọi nhân viên cùng biết, bởi nhân viên sẽ là người thực hiện nó. Do đó, hãy dán bảng ca trực làm việc nơi dễ thấy nhất, và kết hợp gởi email để họ có thể theo dõi ca trực bất kỳ thời điểm nào.

Thay đổi lịch trình ca làm việc. Với tính chất không ổn định nhân sự của ngành công nghiệp nhà hàng, mọi bảng lịch trình ca làm việc khó giữ nguyên từ đầu đến cuối trong khoảng thời gian có hiệu lực. Có rất nhiều lý do, nhà quản lý phải thường xuyên thay đổi và cập nhật bảng ca trực, như nhân viên bị bệnh, nhân viên khác muốn làm thêm ca để kiếm thêm tiền, hoặc có công việc gia đình nên không thể đáp ứng đúng thời gian xếp ca trực…

Trong trường hợp này, tốt nhất là yêu cầu nhân viên muốn thay đổi ca trực phải báo cáo trước thời gian bao lâu, đặt ra các khoản tiền phạt nếu nhân viên tự ý bỏ ca, hoặc yêu cầu nhân viên muốn nghỉ phải có người chấp nhận thay ca…

Thanh Lâm - International Recreation & Resort Management Group (IRR Group)