Kiểm kê kho F&B: Biết tiền nằm ở đâu, rơi rớt ở đâu

Bếp thương mại lãng phí 4–10% thực phẩm mua vào. Tần suất kiểm kê theo nhóm hàng, 4 công thức cần nhớ, nguyên nhân thất thoát và quy trình kiểm kê 6 bước cho nhà hàng, khách sạn.

Thịt bò "biến mất" vài ký mỗi tuần, rau héo phải bỏ, chai rượu mở rồi không ai ghi: những khoản thất thoát nhỏ trong kho F&B cộng lại có thể "ăn" hết lợi nhuận của cả tháng. Kiểm kê kho không phải việc của kế toán cuối tháng, mà là công cụ quản lý giá vốn hằng tuần của người làm nhà hàng, khách sạn.

Thất thoát thực phẩm lớn hơn chúng ta nghĩ

Tủ mát chứa rau củ, trái cây

Nhóm hàng tươi cần được kiểm hằng tuần · Ảnh: Onur Burak Akın / Unsplash

Theo Toast (7/2026) dẫn dữ liệu ReFED, năm 2024 nước Mỹ có khoảng 70 triệu tấn thực phẩm dư thừa; riêng nhà hàng và dịch vụ ăn uống chiếm 12,5 triệu tấn, phần lớn bị chôn lấp hoặc đốt. Hiệp hội Nhà hàng Quốc gia Mỹ ước tính bếp thương mại lãng phí 4–10% lượng thực phẩm mua vào trước khi món ăn đến tay khách. Ở cấp toàn cầu, Chỉ số Lãng phí Thực phẩm 2024 của UNEP (BioCycle đưa tin) ghi nhận khoảng 1,05 tỷ tấn thực phẩm bị lãng phí năm 2022, trong đó dịch vụ ăn uống chiếm khoảng 290 triệu tấn.

Tại Việt Nam, RMIT (7/2024) chỉ ra các nguyên nhân quen thuộc: nấu dư để tránh thiếu, buffet được bổ sung đến tận giờ đóng cửa, hải sản và rau thơm hư hỏng nhanh, bếp và phục vụ thiếu trao đổi thông tin.

Đếm bao lâu một lần?

Theo hướng dẫn của MarketMan và MarginEdge, tần suất kiểm kê nên chia theo nhóm hàng:

Hằng ngày: nhóm giá trị cao, dễ thất thoát như thịt bò, hải sản, gia cầm, rượu cao cấp.
Hằng tuần: kiểm toàn bộ đạm, sữa, rau củ, bán thành phẩm để tính giá vốn tuần.
Hằng tháng: hàng khô, đồ hộp, dầu ăn, vật tư giấy.

Kiểm kê theo quý là không đủ với nhà hàng, vì phần lớn nguyên liệu dễ hỏng và được đặt hàng theo chu kỳ ngắn. Nên đếm vào cùng một thời điểm cố định, khi kho không có hàng ra vào.

Bốn công thức cần nhớ

Sử dụng thực tế = tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ − tồn cuối kỳ.
Chênh lệch = sử dụng lý thuyết (theo doanh số và định lượng món) − sử dụng thực tế. Chênh lệch trên 3% ở một nhóm hàng là dấu hiệu cần kiểm tra (MarketMan).
Tỷ lệ giá vốn thực phẩm = chi phí thực phẩm / doanh thu thực phẩm × 100.
Mức tồn chuẩn (par level) = lượng dùng bình quân mỗi ngày × số ngày chờ hàng + tồn an toàn. Ví dụ của Toast: 100 burger/ngày × 3 ngày + 50 = 350 miếng thịt.

Thất thoát đến từ đâu?

Kệ hàng khô trong nhà hàng

Kho sắp xếp theo thứ tự phiếu đếm giúp kiểm kê nhanh và chính xác · Ảnh: Haberdoedas / Unsplash

Toast liệt kê các nguyên nhân phổ biến: hư hỏng, lãng phí khi sơ chế, định lượng quá tay, đếm sai, mất cắp, món tặng không ghi nhận, lỗi nhà cung cấp và nhận hàng không kiểm tra. Phần lớn có thể phát hiện nếu so sánh số liệu kiểm kê với doanh số trên POS hằng tuần.

Quy trình kiểm kê gợi ý

Sắp xếp kho theo thứ tự phiếu đếm, mỗi kệ, mỗi tủ có nhãn rõ ràng.
Áp dụng FIFO: hàng nhập trước dùng trước, ghi ngày nhập trên bao bì.
Hai người đếm, một người ghi, luân phiên người đếm để hạn chế sai lệch.
Ghi sổ hủy hàng mỗi ngày: món gì, bao nhiêu, vì sao.
Nhập số liệu vào phần mềm hoặc bảng tính ngay sau khi đếm, đối chiếu với doanh số và định lượng.
Họp ngắn với bếp trưởng mỗi tuần về các nhóm hàng chênh lệch lớn.

Kết luận

Kiểm kê kho đều đặn giúp nhà hàng biết chính xác tiền đang nằm ở đâu, và đang rơi rớt ở đâu. Trong mùa cao điểm cuối năm, khi lượng hàng nhập lớn và nhân sự bận rộn, một quy trình kiểm kê đơn giản nhưng kỷ luật chính là "bảo hiểm" cho biên lợi nhuận.

Đọc thêm: Menu Engineering: Món nào nên giữ, món nào nên bỏ? · Giá điện giảm, nguyên liệu biến động: Giữ biên lợi nhuận cuối năm

Bài viết tham khảo từ: