Lập lịch ca thông minh: Giữ chi phí và giữ người

Chi phí nhân sự chiếm 20–30% doanh thu, lịch bấp bênh khiến nhân viên nghỉ việc. Lập lịch dựa trên dữ liệu khác gì lịch thường và 5 bước áp dụng cho nhà hàng, khách sạn.

Thừa người lúc vắng, thiếu người lúc đông, nhân viên giỏi xin nghỉ vì lịch thay đổi liên tục: đó là ba "triệu chứng" quen thuộc của một bảng phân ca làm theo cảm tính. Với nhà hàng và khách sạn, nơi chi phí nhân sự thường chiếm 20–30% doanh thu, lập lịch ca thông minh là cách nhanh nhất để vừa giữ chi phí, vừa giữ người.

Chi phí nhân sự: thách thức số một

Lịch làm việc được đánh dấu

Lịch công bố sớm giúp nhân viên chủ động · Ảnh: Towfiqu barbhuiya / Unsplash

Khảo sát của 7shifts với 511 người làm nghề nhà hàng (2/2025), được Chain Store Age đưa tin, cho thấy 31% xếp chi phí nhân sự là thách thức hàng đầu, và 83% đưa nó vào top 3. Khoảng 40% nhà hàng giữ chi phí nhân sự ở mức 20–25% doanh thu, 26% ở mức 26–30%. Cách ứng phó phổ biến nhất là đào tạo chéo (68%) và điều chỉnh giờ làm theo lịch (45%), trước cả việc cắt giảm nhân sự (39%).

Điều đáng chú ý: lập lịch không chỉ là bài toán chi phí. Theo khảo sát của Toast với 624 nhân viên nhà hàng Mỹ, 35% cho biết lịch làm linh hoạt là lý do chính họ thích công việc, trong khi 26% than phiền vì không có đủ ca để làm.

Lịch không ổn định khiến nhân viên nghỉ việc

Nghiên cứu của Harvard Shift Project trên 1.827 nhân viên bán lẻ và dịch vụ ăn uống cho thấy lịch làm thiếu ổn định là yếu tố dự báo mạnh khả năng nghỉ việc, đặc biệt ở nhóm khoảng một phần ba nhân viên có lịch bấp bênh nhất. Gần một nửa tác động này đi qua mức độ hài lòng với công việc, khoảng một phần tư đi qua xung đột giữa công việc và gia đình.

Báo cáo The Big Shift của Deputy (The Caterer, 9/2025) bổ sung một góc nhìn: 44% người làm nhiều việc cùng lúc thuộc ngành dịch vụ lưu trú – ăn uống. Khi nhân viên đang làm thêm ở nơi khác, một bảng lịch đổi phút chót đồng nghĩa với việc họ không thể đi làm.

Lập lịch "thông minh" khác gì lập lịch thường?

Nhân viên phục vụ nhà hàng

Lịch linh hoạt là lý do hàng đầu nhân viên gắn bó · Ảnh: Vitaly Gariev / Unsplash

Dựa trên dự báo nhu cầu: dùng số liệu bán hàng, đặt bàn, công suất phòng theo giờ, ngày, mùa thay vì lặp lại lịch tuần trước.
Theo mục tiêu chi phí: mỗi ca có ngân sách giờ công tương ứng doanh thu dự kiến.
Công bố sớm và ổn định: lịch được chốt trước ít nhất 1–2 tuần, hạn chế thay đổi phút chót.
Có sự tham gia của nhân viên: cho phép đăng ký ca mong muốn, đổi ca có kiểm soát qua ứng dụng.
Kết hợp đào tạo chéo: một người làm được nhiều vị trí giúp lịch linh hoạt hơn khi cao điểm.

Công nghệ có thực sự giúp được?

Theo khảo sát 7shifts năm 2024, 65% nhà hàng đã áp dụng công nghệ mới để quản lý nhân sự, nhưng vẫn còn 27% xếp lịch thủ công. Năm 2025, 49% chủ nhà hàng tin công nghệ có thể giúp giảm chi phí nhân sự. Phần mềm không thay thế người quản lý, nhưng giúp nhìn rõ dữ liệu: giờ nào thừa người, giờ nào thiếu, ai đang làm quá giờ.

5 bước áp dụng cho nhà hàng, khách sạn Việt Nam

Thu thập dữ liệu 8–12 tuần: doanh thu theo giờ từ POS, công suất phòng, lượt khách.
Xác định định mức: bao nhiêu khách hoặc bao nhiêu doanh thu cần một nhân viên phục vụ, bếp, lễ tân, buồng phòng.
Xây lịch khung theo nhu cầu, có ca gối đầu cho khung cao điểm thay vì kéo dài cả ca.
Công bố lịch sớm, có quy định rõ về đổi ca và tăng ca.
Đo lường hằng tuần: tỷ lệ chi phí nhân sự trên doanh thu, giờ tăng ca, số ca thiếu người và mức độ hài lòng của nhân viên.

Kết luận

Một bảng lịch tốt không chỉ cân chi phí mà còn cân cuộc sống của nhân viên. Khi lịch dựa trên dữ liệu và được công bố sớm, nhà hàng, khách sạn vừa kiểm soát được chi phí, vừa giữ được những người làm tốt nhất.

Đọc thêm: Đội ngũ nghỉ việc liên tục: Manager nên nhìn lại điều gì? · Họp đầu ca 10 phút

Bài viết tham khảo từ: