Một Manager giỏi giao việc thế nào để không phải "chạy theo" nhân viên cả ngày?

Nhiều quản lý nhà hàng – khách sạn kiệt sức vì ôm việc và phải theo sát từng nhân viên. 5 bước giao việc hiệu quả, cách giao việc theo năng lực từng người và những sai lầm khiến việc giao việc biến thành "đẩy việc".

Một buổi tối cao điểm: Manager vừa đứng quầy đón khách, vừa chạy vào bếp hỏi món, vừa nhắc phục vụ dọn bàn, vừa nghe điện thoại nhà cung cấp. Cuối ca, mọi việc vẫn xong, nhưng Manager kiệt sức và nhân viên thì quen với việc "chờ sếp nói mới làm". Vấn đề ở đây không phải là thiếu người, mà là thiếu một kỹ năng quản lý cốt lõi: giao việc.

Một Manager giỏi giao việc thế nào để không phải

Vì sao nhiều Manager phải "chạy theo" nhân viên?

Phần lớn quản lý trong ngành nhà hàng – khách sạn đi lên từ vị trí chuyên môn. Họ làm nhanh, làm đúng, nên phản xạ tự nhiên là: "Để tôi làm cho nhanh". Lâu dần, hình thành một vòng lặp:

Manager ôm việc vì sợ nhân viên làm sai.
Nhân viên không được làm nên không giỏi lên.
Vì nhân viên không giỏi lên, Manager càng phải ôm việc.

Kết quả là Manager không còn thời gian cho những việc chỉ quản lý mới làm được: nhìn số liệu, lập kế hoạch, phát triển con người, chăm sóc khách quan trọng.

Giao việc không phải là "đẩy việc"

Nhân viên chuẩn bị bàn tiệc

Giao việc là giao kết quả, không chỉ giao thao tác · Ảnh: CHUTTERSNAP / Unsplash

Giao việc hiệu quả là chuyển giao trách nhiệm về một kết quả, kèm đủ thông tin, quyền hạn và sự hỗ trợ để người nhận làm được. "Đẩy việc" là chuyển đi những việc mình không muốn làm, không giải thích, không theo dõi, và khi có lỗi thì quy trách nhiệm.

Nhân viên phân biệt rất rõ hai điều này. Với giao việc, họ cảm thấy được tin tưởng. Với đẩy việc, họ cảm thấy bị lợi dụng.

5 bước giao việc hiệu quả

1. Chọn đúng việc để giao

Hãy bắt đầu bằng những việc lặp lại, có quy trình rõ ràng và có thể kiểm tra kết quả: kiểm tra setup trước giờ mở cửa, đối chiếu hàng nhập, lên lịch ca nháp, hướng dẫn nhân viên mới. Những việc liên quan đến quyết định nhạy cảm (kỷ luật, xử lý khiếu nại nghiêm trọng, đàm phán giá) nên giữ lại cho đến khi đội ngũ đủ kinh nghiệm.

2. Chọn đúng người

Không phải ai cũng nhận được mọi việc. Cân nhắc hai yếu tố: năng lực (đã biết làm chưa?) và mức độ sẵn sàng (có muốn và có thời gian không?). Một trưởng ca giỏi nghiệp vụ nhưng đang quá tải không phải là lựa chọn tốt cho một việc mới.

3. Nói rõ kết quả, không chỉ nói thao tác

Thay vì "Em kiểm tra kho giúp anh", hãy nói: "Trước 14 giờ, em đối chiếu hàng nhập sáng nay với phiếu đặt hàng, ghi lại chênh lệch về số lượng và chất lượng, báo anh nếu chênh lệch quá 5%". Một lời giao việc tốt trả lời được: làm gì, đạt kết quả gì, khi nào xong, báo cáo thế nào.

4. Trao quyền tương xứng

Giao trách nhiệm mà không giao quyền là cách nhanh nhất để làm nhân viên nản. Nếu giao cho trưởng ca xử lý phàn nàn nhỏ, hãy nói rõ họ được quyền làm gì: tặng món tráng miệng, giảm giá đến mức nào, khi nào cần gọi Manager.

5. Theo dõi đúng mức, rồi lùi dần

Lần đầu, hãy kiểm tra kỹ và hướng dẫn. Lần thứ hai, kiểm tra ở các điểm mốc. Đến khi nhân viên làm ổn định, chỉ cần xem kết quả cuối cùng. Theo dõi quá sát khiến nhân viên thấy không được tin tưởng; buông quá sớm thì dễ xảy ra sai sót.

Giao việc theo năng lực của từng người

Các đầu bếp trẻ làm việc cùng nhau

Giao việc theo năng lực giúp nhân viên trưởng thành nhanh hơn · Ảnh: Trường Trung Cấp Kinh Tế Du Lịch TP.HCM (CET) / Unsplash

Một cách đơn giản để điều chỉnh mức độ hướng dẫn là nhìn vào năng lực và sự tự tin của người nhận việc:

Người mới, chưa biết làm: hướng dẫn từng bước, làm mẫu, kiểm tra thường xuyên.
Đã biết làm nhưng chưa tự tin: giải thích lý do, khích lệ, cho họ tự đề xuất cách làm.
Làm tốt nhưng thiếu động lực: trao thêm quyền quyết định, ghi nhận kết quả.
Làm tốt và chủ động: giao kết quả, để họ tự tổ chức, chỉ cần báo cáo định kỳ.

Cùng một việc, mỗi người cần một cách giao khác nhau. Đó là lý do Manager giỏi luôn hiểu rõ từng thành viên trong đội.

Những sai lầm thường gặp

Giao rồi làm lại: nhân viên làm chưa đúng ý, Manager tự làm lại mà không phản hồi. Lần sau nhân viên sẽ không cố gắng.
Chỉ giao việc khó chịu: những việc nhàm chán luôn rơi vào cùng một người.
Không nói "vì sao": nhân viên làm đúng thao tác nhưng không hiểu mục tiêu, nên không xử lý được tình huống mới.
Không ghi nhận: việc làm tốt không được nhắc đến, chỉ việc làm sai mới bị chú ý.

Kết: thời gian của Manager là tài sản của cả đội

Mỗi giờ Manager dành để làm thay nhân viên là một giờ không dành cho việc phát triển đội ngũ và kinh doanh. Giao việc tốt không chỉ giúp Manager bớt mệt, mà còn tạo ra thế hệ trưởng ca, giám sát kế cận, điều mà mọi nhà hàng, khách sạn đều đang cần. Đây cũng là một trong những kỹ năng được nhấn mạnh trong các chương trình phát triển quản lý mà IRR xây dựng cho doanh nghiệp ngành nhà hàng – khách sạn.

Đọc thêm: Giỏi nghiệp vụ chưa đủ: Khi nào một người thực sự sẵn sàng trở thành quản lý?

IRR Group – International Recreation & Resort Management